閱讀這本書的原因與目標
你是否也焦慮著人生中那些重要的目標與夢想遲遲沒有完成，冗長待辦清單讓人煩躁無奈，還要隨時處理讓人血壓升高的緊急事故？
太好了，你並不孤單，至少我自己就是這樣。
每天在動物醫院的工作像在打仗，隨時都要下決定、安排輕重緩急、處理一件件意料之外的狀況，忙到沒時間停下來思考、進食。
回家還要安排出診的兼差工作、陪伴家人、還有維持部落格運作。
好像光是應付眼前的雜事、破事、重要的急事就已經讓人壓力山大、焦慮破表，為了安撫情緒而然就養成一些「成癮性習慣」：滑手機、打電動、暴飲暴食，封閉自己不想跟家人與朋友相處。
我希望常常陪家人出國、安排自我學習與進修、培養興趣、打造個人品牌，
但如果我繼續讓自己的身心狀態維持在上述狀態，遲遲無法完成夢想，總有一天會垮掉的。
所以除了從阿里．阿布達爾（Ali Abdaal）的《高效原力》這本書利用正向心理學的方式幫助我克服無趣、拖延、倦怠，維持「愉悅生產力」以外，我希望從《搞定》這本時間管理經典中學習到：
- 如何處理海量雜事跟應對緊急狀況？
- 如何計劃與推動重要專案？
- 如何保持內心的平靜，建立心理韌性？
《搞定》是什麼？
「搞定」（Getting Things Done, GTD）模式是一套系統化的工作流程管理方法，協助人們達成「心靜如水」（mind like water）的狀態，即思緒清晰、從容應對，並能在工作與生活中保持放鬆、專注及有效率。
大衛·艾倫（David Allen）是《搞定》（Getting Things Done, GTD）方法的創始人與作者，擔任管理顧問與高階經理人輔導教練超過35年。
他所設計的GTD 模式的實踐方法被稱為「橫向思考」的 5 個核心步驟，旨在掌控工作及生活，有明確的定義與清晰簡潔的架構。
作者強調實踐，希望一步一步、鉅細靡遺地引導讀者採納、嘗試執行這套流程， 所以過程中應用的工具以及情境可能跟我個人目前的情境不太一樣。
比如說，作者很強調使用紙筆等傳統工具來做整理，甚至使用一些實體的資料夾、歸檔系統來佈置辦公室。但是我的任務大多是在電腦中就可以完成的，我也沒有一個固定的辦公室，需要讓我去佈置整理。
所以，我主要分享自己經過思考後的實際應用與見解，但是其中的核心概念仍然是跟作者主張的相同， 請參考我所製作的這張GTD 實踐流程圖。
第一步：捕捉
此處最重要的主張就是：我們的大腦是用來思考的，而非用來記憶的。
所有的事情，只要放在不該放的地方，沒有仔細思考執行方式或是定義它，那都會變成我們心裏的負擔，不管是等一下記得去超商買一瓶牛奶，或者是要計劃下一年度的工作任務。
因此，捕捉的要點就是把腦海中所有想得到的、佔據心靈位置的雜事，全部都移出來到空曠的地方，以方便我們逐一檢視，也就是所謂「收件夾」的概念。
其實我已經有很多年的筆記記錄習慣，甚至在最近幾年大量使用數位子彈筆記記錄我的生活還有工作， 把腦袋記不下的事情都轉移到另一個系統上。。
不過，我在GTD流程中最大的收穫就是捕捉要一視同仁，先不要想太多，純粹用直覺去抓出所有的事情。
以前我可能會把重點放在那些重要的願景、目標跟價值觀，列出少少的重要事項，所以這一次的練習刷新了我的三觀。
當我靜下心來打開筆記本，開始把腦海中所有掛念的事情一筆一筆寫上去以後，我發現我並沒有陷入焦慮的漩渦之中。
我以為自己會發現事情怎麼越來越多？想要做的事情沒完沒了？但其實思想的邊際是有限的。心中真的掛念的事物，並沒有我所想象的那麼多。
就算把所有雞毛蒜皮的小事，比如說早上記得要吃藥，傍晚記得要遛狗，還要洗碗、洗衣服， 還有工作上讓人掛心的待辦任務全部寫上去，再加上那些我所期待的、想要達成的願景，比如說跟太太的關係更加融洽密切、多多回家陪伴父母、自我成長的追求，這些全部都寫出來， 才發現就算把那些雜事、破事都算上，我心裏想要做的事情，仍然是有限的。
這帶給我一種療癒的感覺，瞬間就覺得沒有那麼焦慮了，因為很多的煩惱其實都不存在，純粹是庸人自擾 。
第二步：理清
彼得．杜拉克曾提到：「知識工作的任務不是別人給予的，而是靠決定『這件工作想達成什麼預期成果』產生的，這是有關知識工作者生產力的關鍵問題。」
因此理清就是對捕捉到收件夾中的雜事，判斷其真正的意義，並且決定具體的下一步行動。
首先，我們會先判斷這件事情可不可以行動。如果判斷不可以行動，可能會有三種結果，其中一個就是直接丟棄，不把它視為需要執行的任務，
另外，無法行動，但可能對我們有用的資訊，可以列入參考資料範圍。
最後，有一些事情現在可能沒有辦法做，但期待未來或許會想去執行它，那就放到將來也許清單。
接下來， 就是思考下一步行動是什麼。
如果這件事情花費的時間小於兩分鐘，作者建議我們就立刻把它處理掉。不過，我覺得這還是要看每個人的工作任務性質。
比如說像我，在工作時候的幾乎所有事情都是瑣碎、緊急，雜亂無章地出現。如果我一個接一個地花兩分鐘處理每件事，結果就會發現我已經下班了。而重要的管理工作和長期的規劃，這些需要靜下來好好思考的事情，就只能被排擠到最後了。
如果這件事情需要超過一個以上的步驟，那作者就建議把它列入專案清單。好好思考定義以後，列出詳細的行動計劃，再決定下一步行動。
專案未必要是一個很複雜的企劃，因為作者的重點是理清思緒，所以只要有一些負擔，我們就要明確地歸類， 比如「幫我的狗找一家可信賴的美容店洗澡」，其中就包含了不只一項行動，就屬於專案的範圍。
接下來，那一些無法立刻完成的行動，還有兩個結果。
其中一個是委派。那一些不需要自己做的事情可以交給別人，但是要明確責任歸屬，而且要安排時間去追蹤結果。
另一個是延遲， 也就是沒有辦法馬上做，但是之後自己要去執行的事情，有一些可能需要安排在未來的某個特定時段，那就需要利用行事曆記錄。
剩下的事情就可以安排進下一步行動清單，接續完成。
第三步：整理
如果理清的目的是想清楚下一步行動是什麼，那整理就是把這些下一步行動都歸納整理到各自的類別當中， 建立清楚的清單逐一實行。
不過，我在實際執行的過程中發現，理清跟整理其實並不一定要分成兩個不同的階段， 定義一件任務的性質之後，其實就可以直接歸檔了。
比如說在理清任務性質的時候，如果發現是不能夠行動的，那其實就直接會整理到不可行動的各種類別清單當中（ 丟棄、參考資料、將來也許清單 ）。
如果發現行動過於複雜，那就會移到專案清單當中，決定是要立刻把它想清楚，還是稍後再理清有哪些步骤？
如果發現需要委派或者是延遲的事情，那就需要立刻把它列入委派的清單，或整理到行事曆上，甚至寫下今日待辦清單， 也就是下一步行動清單。
利用可信賴的系統與工具，把這一些行動都歸類、整理清楚，設立提醒機制以免忘記， 才可以徹底擺脫他們在心靈中的負荷。
第四步：回顧
我認爲維持這一整套流程順利運行的關鍵就是回顧了。
生活中發生的事情瞬息萬變，每一個人應對事情的背景框架跟處理方式都不盡相同，所以就算作者給出了清晰的指引，但實際執行的過程當中，一定還是有很多需要不斷調整的地方。
因此我們需要利用回顧來重新檢視整個流程，每一個清單、每一個思考的細節，找尋是否有可以更加優化迭代的地方？
我們思考這些事情並不是為了達到完美、想到所有的細節，反而是要把這事情逐出我們的心靈，讓我們去信任系統，而不需要再煩惱它。
所以，作者很強調直覺跟自然的思考與計劃，這樣才能幫助我們果斷地做出決定，不會被自己的完美主義給阻礙，而能夠快速做出決策，讓自己的心思平靜下來。
倚靠直覺進行決策的過程必定是不完美的，因此利用回顧的機制，可以不斷地改進，確保達到目的，也能監控整個系統、隨時保持彈性。
第五步：執行
最後，我們終於要實際上戰場了，去把事情搞定。
可惜事情是永遠做不完的。就算我們已經做了前面這麼多的準備，永遠還是會有突然發生的狀況，可能讓我們接應不暇，因此需要做出取捨。
作者提到，每天的工作其實有三種類別。其中一個叫做執行預定義工作，那是本來就安排好在下一步行動清單和行事曆中的工作內容。
再來就是處理突發事件。
最後是界定工作，也就是去思考與整理，決定下一步行動的工作。
我想，絕大多數人的焦慮就是來自於海量的突發事件，這些事件會嚴重排擠我們執行預定義的工作，甚至無法去界定工作，任其自生自滅。
在這場賽局中，最有效的致勝方式，就是妥善判斷並有意識地選擇處理突發事件，而非預定義工作。
我認爲作者說要優先處理突發事件，並不是說我們要一件事情、一件事永無止境地做下去，而是要花時間去界定它，去定義它。
這是不是必須馬上執行的事情？還是我可以委託別人去做？甚至這件事情根本不用做呢？
所以更重要的是實時界定自己的工作，利用直覺重新安排調整，保持韌性，而界定的方法除了果斷、相信直覺，還可以利用實際存在的限制跟思考的高度來檢視每個任務。
所謂的限制就包含了所處的情境是不是能夠執行這項任務？
比如說，當我們在家裏的時候，可能就沒有辦法繼續處理工作上的任務。
另外，是否有可用的時間？我們自己的精神狀態如何？這些都會直接限制我們執行任務的能力。
上述的限制都剔除了以後，才可以針對任務進行優先順序排列。
最後，作者建議我們用不同的高度個別去檢視任務，而不要只利用一些高大上的願景、目標來設想下一步行動， 最後空有想法而沒有行動。
從下而上地思考，從最基底層困擾我們的那些雜事、破事逐個擊破，我們才能夠慢慢接近自己真正想要成為的樣子。
《搞定》帶給我的領悟
時間管理就是心智管理
我認為「搞定」（Getting Things Done, GTD）這套方法，如同其他實用的時間管理與個人效能提升的方法論，其價值都不僅僅只存在於表面呈現的那些行為指引而已，更重要的是在採取這些建議、行動跟思維後，如何影響心理認知、最終促進神經重塑，進而改變我們的行為與人生結果。
因此所謂的時間管理，毋寧說是一種心智管理。
對我們古老的心智來說，時間是一種新概念，而我們在這個概念出現之前已經成功繁衍了無數個世代。在焦慮的現代中我們渴望掌握時間、掌握人生又不可得，因為這不是我們真切渴望的。
幸福感、平靜、保持方向與初心，建立正向的信念與自我價值感，這些對我們的心智有重要價值的事物，可以提升我們的生活品質，才應該是時間管理背後我們所應嚮往的目標、而非無盡地追求效率。
不管是哪種方法，子彈筆記也好、原子習慣也好，或這套「搞定」，最終都著眼於心智管理，用一套清晰實用地架構穩定我們的神經系統，讓我們在人生的風浪中不至於恐慌，勇敢航行。
GTD 的核心在於「管理行動」，而不是時間或優先順序
時間並無法管理，我們實際能掌控的只有我們的行為、也就是行動。
花多久的時間才能產出多少結果，這是工業時代的思維，但現代人明明事情越做越快、越多，設計了許多工具、甚至人工智慧來協助，但事情永遠只有更多。
更多的效率無法帶來更高的效能，這是現代生活延伸出的問題，讓社會更加焦慮，事情永遠沒有完成的一天。
因此，著眼點在當下的行動，這是一種倒過來想，不打高空，由下而上的思維，才能實際解決眼前的問題
這個行動要達到什麼目的？如何做到？需要什麼資源？
我現在就能行動，還是要先等待？
實際做完一件事情後，花費的時間只是結果，
掌握行動的是我們的價值、信念、情感、思想，因此時間管理就是心智管理。
GTD連結了基礎實踐（解決迫在眉睫的真實問題）還有願景目標（打穩基礎後，就能看到更多可能性）
人生四千個禮拜的作者談論到GTD，批判其雖然能解決眼前眾多的任務清單，但永遠會有更多的任務要做。
這個描述是正確的，但我不覺得GTD作者有忽略這個基礎事實，他的用意是藉由掌握眼前的事物，才能撥雲見霧，去看到目標與方向。
好像洞穴潛水中只要沙塵揚起伸手不見五指，就容易讓專業的潛水員恐慌、出錯。我們的焦慮就像揚起的沙塵，阻礙了視線，此時不是靜靜等待沙塵落下，就是要信任主繩，辨識它、緊握它，自然能摸索到出路。
這種由下往上的思維是我之前不知道的，是很寶貴的認識。
結語：平靜處世的秘訣就是清空思緒，相信直覺，信任系統，不斷迭代
我們的焦慮是來自於那一些我們看不到的事物，
以為那些事情沒有做完，但是無能為力。
但其實事情可以比我們想象中更好地被完成，只是我們不曾花時間去檢視事務的全貌。
每個時刻，我們面對人生中的事情都有兩個軸線。
其中，橫向的軸線是我們對於所有事物的感受，我們是否看到了每一件佔據我們心靈中的事情？
光是覺察它、辨識它，不需要做任何處理，就已經能夠幫助我們穩定心情。
另外，縱向的軸線是我們對單一專案的掌握程度。
利用自然計劃模式，也就是相信我們的直覺和常識，其實就能快速地分析每一個專案的目標、結果，進而能夠知道我們需要取得哪一些資源，痛點在哪裏，這些就已經足夠我們做一個大略的初步計劃，而能夠決定下一步行動。
隨時檢視整套流程，不斷地回顧，尋找能夠優化的地方，就能取得直覺果斷的好處，又不至于迷失了方向。
這些思維模式可以幫助我們釐清自身的狀態，定義自己， 而且可以不被完美主義綁架，導致拖延。
如果足夠信任這套系統，就真的可以把思緒專注在那些我們想完成的事情上，而且可以時常得到平靜、看到更多生命中的可能，帶領我們往心中嚮往的方向前進。
這本書真的讓我收穫滿滿！
在閱讀過程中我一開始覺得：哇這也太簡單了，容易理解又好上手，有這麼單純嗎？
之後才發現背後隱含的架構與理論基礎，需要從不斷練習與實踐中才能體會（ 我的實踐過程與使用的工具， 還有具體帶來的改變，會在之後的文章做分享。）。
我想我還是時間管理的初生之犢，會嘗試各種不同的學派跟方法，從實踐當中去找到對我來說最好用的模式。
這是一本經典著作，值得所有忙碌的現代人閱讀，而且不管是想要找到入門、手把手的教學，還是深度理論分析，這本書都涵括在內，非常推薦。
這套系統並非萬靈丹，但從今天開始，找一個空白筆記本，寫下腦中前10件掛念的事，你會發現：原來焦慮的根源，往往只是『未被定義的行動』。 願我們都能在混亂的生活中，找到屬於自己的「心靜如水」。
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